Hukuki/Mali Danışmanlık -16824
Ankara, 11/11/2015
Özü: Ticari Defterlerin Onaylanmaları Sırasında Yaşanan Duraksamalar Hk.
........................ NOTER ODASI BAŞKANLIĞINA
........................ NOTERLİĞİNE
İlgi: a) 19.12.2012 tarihli ve Hukuk - 24667 (129) sayılı genel yazı
b) 23.10.2014 tarihli ve Hukuki/Mali Danışmanlık - 16256 (105) sayılı genel yazı.
İlgi (a) genel yazıyla duyurulan ve tacirler tarafından tutulan ticari defterler ile kooperatiflerin tutacağı defterleri kapsayan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” ile gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları belirlemiş ise de, uygulamada bu Tebliğ'de öngörülmeyen hususlar ve bundan dolayı noterliklerimizde yaşanan tereddütler bulunduğu anlaşılmakla, bunlara ilişkin açıklamalar ilgi (b) genel yazımızla duyurulmuştu.
Yönetim Kurulu'nun 12.01.2015 ve 05.11.2015 tarihli toplantılarında konu tekrar görüşülmüş ve ilgi (b) genel yazının güncellenmesi uygun görülmüştür.
01) TACİR VE ŞİRKETLERCE TUTULACAK TİCARİ DEFTERLER
(TTK. Madde 64 ile Tebliğ'in 5'inci maddesine göre)
Gerçek ve Tüzel Kişi Tacirlerce
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir
Kollektif ve Komandit Şirketlerce
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerce
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Pay Defteri, 5) Yönetim Kurulu Karar Defteri, 6) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Anonim Şirketlerce
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Pay Defteri, 5) Yönetim Kurulu Karar Defteri, 6) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Limited Şirketlerce
1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Pay Defteri 5) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, 6) Müdürler Kurulu Karar Defteri (Bu defterin tutulması isteğe bağlıdır. 2 numarada yer alan açıklamaya bakınız.)
Kooperatiflerce
Tebliğ'in 1'inci maddesinin 2'nci fıkrası gereğince kooperatiflerin tutacağı defterlere de bu Tebliğ hükümleri uygulanmaktadır. 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 98'inci maddesi uyarınca da Kooperatifler Kanununda aksine açıklama olmayan hususlarda Türk Ticaret Kanunu'ndaki anonim şirketlere ait hükümler uygulanacağından kooperatiflerin de anonim şirketlere ait defterleri tutmaları gerekmektedir.
02) LİMİTED ŞİRKET MÜDÜRLERİNİN KARARLARININ YAZILACAĞI DEFTERLER
Tebliğ'in 11'inci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca; müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi bunun için ayrıca tutulabilecek bir müdürler kurulu karar defterine de yazılabilir.
Genel kurul toplantı ve müzakere defterinden ayrı olarak müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde, açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere bu deftere anonim şirketlerdeki yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.
Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.
03) TİCARİ DEFTERLERİN ŞEKLİ VE KAYIT USULLERİ
YEVMİYE DEFTERİ, DEFTERİ KEBİR VE ENVANTER DEFTERİ:
Ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olması gerekir; ancak vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir.
(Tebliğ'in 6, 7 ve 8'inci maddelerinde açıklandığı şekilde tutulmaları gerekmektedir.)
PAY DEFTERİ
Ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olmalıdır.
(Tebliğ'in 9'uncu maddesinde açıklandığı şekilde tutulması gerekmektedir.)
YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ
Ciltli olmalı ve sayfa numaraları teselsül etmelidir.
(Tebliğ'in 10'uncu maddesinde açıklandığı şekilde tutulması gerekmektedir.)
GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ
Ciltli olmalı ve sayfa numaraları teselsül etmelidir.
Şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.
(Müdürler kurulu kararlarının genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Tebliğ'in 10 uncu maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur.)
MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ
Ciltli olmalı ve sayfa numaraları teselsül etmelidir.
(Tebliğ'in 10'uncu maddesinde açıklandığı şekilde tutulması gerekmektedir.)
04) YETERLİ YAPRAK BULUNMASI HALİNDE KULLANILMAYA DEVAM EDİLEBİLECEK DEFTERLER
a) Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı (onay yenileme) yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecek defterler. (Tebliğ Md. 13)
PAY DEFTERİ
GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ
b) Yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilecek defterler. (Tebliğ Madde 16)
YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ,
MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ,
YEVMİYE DEFTERİ,
ENVANTER DEFTERİ
DEFTERİ KEBİR
05) TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİ
a) Kuruluşlarda ve daha sonraki izleyen faaliyet dönemlerinde hangi gerçek ve tüzel kişilerden aranacağı:
Tebliğ'in 13'üncü maddesi uyarınca;
a.1- Kuruluş sırasında sadece ticaret şirketlerinin yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranacak, ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ise ticaret sicili tasdiknamesi aranmayacaktır.
a.2- Kuruluştan sonra izleyen faaliyet dönemlerinde ise, hem ticaret şirketlerinin hem de gerçek ve tüzel kişi tacirlerin ticari defterlerinin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.
b) Eski ticaret sicil tasdiknamelerinin de geçerli olduğu:
Yürürlükten kaldırılan Ticaret Sicili Tüzüğü'nün 104'üncü maddesinde, ticaret sicili tasdiknamesinin süresinin bir yıl olduğunun belirtilmesine karşılık, 27.01.2013 tarih ve 28541 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 16'ncı maddesinde bu süreye yer verilmemiş ve sicil tasdiknamesinin, tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerli olacağı hükmü getirilmiştir. Bu hüküm nedeniyle Yönetim Kurulunun 17.12.2013 günlü toplantısında, 27.01.2013 tarihinden önce verilmiş ticaret sicil tasdiknamelerinin de, tasdiknamelerde yer alan bilgilerde herhangi bir değişikliğin bulunmaması halinde geçerli olduğuna ve bu tasdiknamelerin de esas alınmak suretiyle defter açılış onaylarının yapılabileceğine karar verilmiştir. (2013/121 sayılı Genel Yazı)
c) Esnaf ve sanatkârlardan istenmeyeceği:
Esnaf ve sanatkâr siciline kayıtlı esnaf ve sanatkârların, ticari defterlerinin tasdikinde ticaret sicil tasdiknamesi ibraz etmeleri yasal olarak mümkün bulunmamaktadır. (2012/141 sayılı Genel Yazı)
d) Herhangi bir sicile kayıtlı olmadıklarını beyan edenlere ait defterlerin açılış onaylarının yapılıp yapılamayacağı:
Konuya ilişkin olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığından istenen görüşe verilen 10 Nisan 2014 tarihli 2167 sayılı cevapta;
“... esnaf siciline yahut ticaret siciline kayıtlı olması gerekirken, söz konusu yükümlülüğü yerine getirmeyen kişilerin defter tasdiklerinin yapılmasının uygun olmayacağı, bu bağlamda, ticaret siciline kayıtlı olması gerekenlerden 19.12.2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'in 13'üncü maddesi uyarınca, ticari defterlerin açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması gerektiği değerlendirilmektedir.” denilmiştir.
Tacir ve esnafa ilişkin tanımlara TTK nun 12 ve 15'inci maddelerinde yer verilmiş ve 40'ıncı maddede de her tacirin, ticari işletmenin açıldığı günden itibaren onbeş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettireceği; 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkâr Meslek Kuruluşları Kanununun 68'inci maddesinde de, esnaf ve sanatkârların, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren otuz gün içinde durumlarını aynı Kanunun 67'nci maddesine göre kurulan Esnaf ve Sanatkâr Siciline tescil ve Esnaf ve Sanatkâr Sicil Gazetesinde ilan ettirecekleri belirtilmiştir.
5362 sayılı Esnaf ve Sanatkâr Meslek Kuruluşları Kanununun 68'inci maddesine göre, esnaf ve sanatkârların meslekî faaliyette bulunabilmeleri ve ilgili odaya kaydedilmeleri için sicile kayıtları şarttır. Dolayısıyla, ticaretle uğraşan gerçek kişilerin yukarıda açıklanan mevzuat hükümleri gereğince ya ticaret siciline ya da esnaf ve sanatkâr siciline kayıt yaptırmaları zorunludur. Bu zorunluluk dikkate alınarak, bilanço esasına göre defter tutan ve esnaf yahut ticaret sicilinden birisine kayıtlı olmadıklarını beyan eden gerçek kişilerin, tacir konumunda olup olmadıklarının ve dolayısıyla ticaret sicili tasdiknamesi ibraz etmeleri gerekip gerekmediğinin anlaşılamaması nedeniyle Gümrük ve Ticaret Bakanlığının 10 Nisan 2014 tarihli 2167 sayılı görüşünde belirtildiği üzere defter onaylamaları yapılmayacaktır.
e) Onay yenilemede istenip istenmeyeceği:
Tebliğ'in 13'üncü maddesinde, açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranmasının zorunlu olduğu belirtilmiştir.
Onay yenilemenin (defter ara tasdikinin) de hesap döneminin açılışına dair defter onaylaması olması nedeniyle, Tebliğ'de açılış tasdikinde aranılması gerektiği belirtilen ticaret sicil tasdiknamesinin onay yenileme (defter ara tasdiki) sırasında da aranılması gerekmektedir.
06) YENİLENMEYİ GEREKTİREN DURUMLAR VE UYGULANACAK USUL:
a) Pay ve yönetim kurulu karar defterlerinde:
PAY VE YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERLERİNİN;
1) Sayfalarının bitmiş olması,
2) Zayi olması,
3) Defterlerin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi,
bu defterlerin yenilenmesini gerektiren hallerdir.
PAY VE YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERLERİNİN yenilenmesinin gerektiği durumlarda, Tebliğ'in değişik 13'üncü maddesinin altıncı fıkrası uyarınca, açılış onayı yapılacak yeni defter kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilecek ve noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayısını da belirtmek suretiyle yazacaktır. (2013/19 ve 121 sayılı Genel Yazılar)
b) Pay ve yönetim kurulu karar defterleri dışında kalan diğer defterlerde:
Tebliğ'in 13'üncü maddesinin 6'ncı fıkrası uyarınca, pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda (Defterin sayfalarının bitmesi, zayi olması veya defterin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi durumlarında) uygulanacak usulün açıklanmasına rağmen, bu defterler dışında kalan onayı yapılacak ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinde de yukarıda (a) bendinde yer alan usulün uygulanacağına dair bir hükme yer verilmemiştir.
İlgi (b) genel yazıda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün görüşüne dayanılarak bu defterlerde de aynı usulün uygulanacağı belirtilmiş ise de, bu durumun Tebliğ'de yer almaması ve yasal dayanağının bulunmadığının anlaşılması nedeniyle yukarıda (a) bendinde yer alan usul ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinde uygulanmayacaktır.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 225 inci maddesinde yer alan:
“Defterler aşağıdaki şekilde tasdik olunur:
a) Ciltli defterlerin tasdik esnasında sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine ba-kılarak, bu sayfalar teker teker tasdik makamının resmi mühürü ile mühürlenir.
b) Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilen müesseseler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukardaki esaslara göre tasdik ettirirler. Tasdikli yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmadan evvel tasdike arzolunur.
Bunların sayfa numaraları tasdikli yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül etti-rilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk tasdik şerhinin altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre tasdik eder.”
hükmü gereğince, müteharrik yapraklı yevmiye defteri dışında kalan ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin dönem içinde bitmesi halinde ek defter (sayfa) onayında, önceki tasdikin altına şerh verileceğine dair 213 sayılı Kanun'da ve Tebliğ'de bir açıklamaya yer verilmemiştir.
Bu sebeple; ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin dönem içinde bitmesi halinde ek defter (sayfa) onayında yukarıda (a) bendinde yer alan usul uygulanmayacak, önceki yıllarda yapılan uygulama doğrultusunda (sayfa numaraları teselsül ettirilmek suretiyle) onaylama işlemi yapılacaktır
c- Müteharrik yapraklı YEVMİYE DEFTERLERİNİN bitiminden sonra eklenecek yapraklarda uygulanacak usul:
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 225 inci maddesi ile Tebliğ'in 14'üncü maddesinin 2'nci fıkrasının (b) bendi uyarınca, müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığınca izin verilen tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylattırırlar. Yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar da kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaralarının onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül etmesi ve ek yaprak onayını yapan noterin de ilave yaprakların sayısını ilk onay şerhinin altına kaydetmesi ve bu kaydı da usulüne göre onaylaması icap etmektedir.
07) ZAYİ BELGESİNİN NEREDEN ALINACAĞI
Ticari Defterlere ilişkin Tebliğ'in;
5'inci maddesi hükmü uyarınca her gerçek veya tüzel kişi tacirler, şirketler, maddede belirtilen ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller, bu maddede gösterilen defterleri tutmakla yükümlüdürler.
12'nci madde hükümleri gereğince de;
Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür.
Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır.
08) KAPANIŞ, YENİLEME VE AÇILIŞ ONAYLARININ SÜRELERİ DIŞINDA YAPILIP YAPILAMAYACAĞI
Tebliğ'in;
15'inci maddesinde. kapanış onayına tabi yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının, yönetim kurulu karar defterinin ise, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanmasının zorunlu olduğu,
16'ncı maddesinde de, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebirin yeterli yapraklarının bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmasına devam edilebileceği belirtilmiştir.
Kapanış onayı
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün 03.05.2013 tarihli ve 3560, 10.02.2014 tarihli ve 782 sayılı yazıları ile 2000/14 sayılı genelge içinde yer alan Maliye Bakanlığının 10.03.2000 günlü ve 11844 sayılı görüşlerinde açıklandığı üzere kapanış onayının;
- Yönetim kurulu karar defteri için, defterin ilgili olduğu yılı izleyen yılın Ocak ayı sonuna kadar,
-Yevmiye defteri için, defterin ilgili olduğu yılı izleyen yılın Haziran ayı sonuna kadar yaptırılması icap etmektedir.
Yukarıda belirtilen kanuni süreler içinde yaptırılamayan kapanış onayı, yine aynı yılın sonuna kadar da yaptırılabilir. Bu şekilde kapanış onayını yapan noterin herhangi bir sorumluluğu yoktur.
Kapanış onayı zorunlu olan yönetim kurulu karar ve yevmiye defterlerinin bu onaylarının hangi yer noterliğince yapılacağı
2015/49 sayılı genel yazımız içinde yer alan Gümrük ve Ticaret Bakanlığının 12.05.2015 günlü ve 50035491/431.04- 7692713 sayılı cevabi yazısında belirtildiği üzere;
Defterler için genel hüküm niteliği taşıyan 213 sayılı Kanun'un 223 üncü maddesinde açılış ve yenileme tasdiki için yer alan kuralın kıyasen defterlerin kapanış tasdikleri yönünden de uygulanarak, kapanış tasdiklerinin de iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu noter tarafından yapılması gerekmektedir.
Kapanış onayının onaylı sayfalara ilaveten kullanılan onaysız sayfalara yazılan kayıtların sonuna değil, onaylı en son sayfanın altına yapılması gerektiği
2015/49 sayılı genel yazımızda açıklandığı üzere; kullanıldığı yıl içinde yeni defter onayı yaptırılmadan, onaysız sayfalara kayıt yapılmasına devam edilmesi halinde, onaysız bu sayfalara yapılan kayıtların kanuni deftere yapılmış kayıt olarak kabul edilmemesi nedeniyle, kapanış onayının tasdiksiz son sayfaya değil, onaylı olan en son sayfanın altına yapılması icap etmektedir.
Yenileme onayı
Yenileme onayına tabi defterlerin (yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir) süresinde yaptırılamayan yenileme onayları, bu defterlerin içinde bulunulan yıla ait olması kaydıyla o yılın sonuna kadar yaptırılabilir. Bu şekilde yenileme onayını yapan noterin herhangi bir sorumluluğu yoktur.
Açılış onayı
Aynı prensipler, kanuni süresinde yaptırılamayan açılış onayları için de geçerlidir.
Geçmiş yıllara ait defterlerin onayı
1999/27 ve 2000/14 sayılı genelgelerimiz esasları çerçevesinde geçmiş yıllara ait defter tasdik taleplerinin karşılanması mümkün değildir. Örnek vermek gerekirse, 2016 yılı içerisinde 2015 yılı ve daha eski yıllar için defter onayı yapılamaz.
Ancak, bir evvelki yıl faaliyete başlama tarihi veya ek defter son tasdik gününün üzerinden ek bir aylık sürenin geçmediği hallere münhasır olmak üzere sadece bir önceki yıl için defter tasdiki yapılabilir.
Örneğin, bir mükellefin ilk defa faaliyete başladığı tarihin 2015 Yılı aralık Ayının 20 si olduğunu ve bu tarihten önce tasdik ettirmesi gereken defterleri tasdik ettiremediğini varsaydığımızda,
Bu mükellefin 213 sayılı Kanunun 352 nci maddesinin I/8 fıkrasına göre ek bir aylık süre içerisinde defterini tasdik ettirmesi mümkün bulunmaktadır. Bu konudaki mali yükümlülük mükellefin kendisine aittir.
Buna göre sözü edilen mükellefin 2016 yılının Ocak Ayının 19 u akşamına kadar defter tasdik talebinin yerine getirilmesi icap eder. Bu süre de geçtikten sonra söz konusu talep yerine getirilemez.
Aynı prensip ek defter tasdik talepleri açısından da geçerli bulunmaktadır.
Bu anlamdaki tasdik işlemleri geçmiş yıl defter tasdiki olarak değerlendirilemez. Zira mükellef kanun ile tanınan ek kanuni süreyi talep etmektedir.
Evvelki yılda usulüne uygun olarak açılış ve yenilemesi yaptırılmamış olan defterlere yenileme onayı
1988/13 sayılı genelgede yer alan Maliye Bakanlığının görüşünde “Bilindiği üzere, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 222. maddesinde, (Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.) hükmü yer almıştır.
Buna göre, 1986 yılında kullanılan defterin ertesi yıl için ara tasdiki yaptırılmamış olması halinde, aynı defterin 1988 yılında kullanılmak üzere ara tasdikinin yapılması mümkün bulunmamaktadır.” denildiğinden yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir için bir sonraki yıl ara onayı yapılması ise mümkün bulunmamaktadır.
Örneği güncel olarak vermek gerekirse;
2015 Yılında kullanılan, ancak bu yıl için açılış veya (ara) yenileme tasdiki hiç yaptırılmayan veya kanuni süreden sonra yaptırılmış olan ve 2016 yılında kullanılmak istenilen deftere 2016 yılı için yenileme tasdiki yapılamaz.
09) BİR ÖNCEKİ YIL ONAY YENİLEMESİ YAPILMAYAN, ŞİRKET TARAFINDAN KULLANILMAYA DEVAM EDİLDİĞİ ANLAŞILAN YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİNİN BİR SONRAKİ YILDA YENİ FAALİYET YILINI KAPSAYAN ONAY YENİLEMESİNİN YAPILIP YAPILMAYACAĞI
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün 03 Mayıs 2013 tarihli ve 3560 sayılı yazısında,
“Kanunda onay usulünün izlenmemesi yaptırıma da bağlanmış ve maddenin uygulanmasının sağlanması bakımından güvence getirilmiştir. Yaptırım ise 6102 sayılı Kanunun 562 nci maddesinde düzenlenmiştir. Maddenin birinci fıkrasının (c) bendine göre, Kanunun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekli onaylan yaptırmayanların dört bin Türk Lirası idari para cezası ile cezalandırılacaktır.
Onaya ilişkin getirilen bu düzenlemelerin, çift defter kullanımını engellemeye yönelik olduğu 64 üncü maddenin gerekçesinde ifade edilmiştir. Bu doğrultuda zamanında yaptırılmayan onaylarının da daha sonra yaptırılabilmesi, Kanunun 562 nci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi saklı olmakla birlikte, belirtilen tarihlerden sonra da açılış veya kapanış onayı yaptırılabileceği değerlendirilmektedir.” denilmiştir.
Bu itibarla, gerek Tebliğ'de yer alan hükümler ve gerekse Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün yukarıda yazılı görüşü dikkate alındığında;
Bir önceki yıl onay yenilemesi yapılmayan, şirket tarafından kullanılmaya devam edildiği anlaşılan yönetim kurulu karar defterinin bir sonraki yıl onay yenilemesinin yapılmasını engelleyen bir kanun hükmü bulunmadığı,
Süresinde yönetim kurulu defter tasdik işlemlerini yaptırmayan mükelleflere uygulanacak yaptırım 6102 sayılı Kanunun 562 nci maddesinde düzenlenmiş bulunduğundan, bu gerekliliğe uymayanlar hakkında idari para cezası uygulanacağı,
Bir önceki yıl onay yenilemesi yapılmayan, şirket tarafından kullanılmaya devam edildiği anlaşılan yönetim kurulu karar defterinin bir sonraki yıl, defterde önceki yıla ait onay yenilemesinin bulunmadığı yönünde şerh verilmek suretiyle ara onayının yapılabileceği,
düşünülmektedir.
10) YEVMİYE VE YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERLERİNDE KAPANIŞ (GÖRÜLDÜ) VE ONAY YENİLEME İŞLEMİNİN TEK YEVMİYE ALTINDA YAPILACAĞI
Kapanış onayına tabi yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerinde yenileme onayının, Tebliğ'in 17'nci maddesinde açıklandığı şekilde, son kaydın altına konulacak “GÖRÜLMÜŞTÜR” ibaresinin yanında yenileme onay bilgilerinin yazılması suretiyle yapılması nedeniyle bu işlem tek yevmiye numarası altında yapılacaktır. (2013/11, 20 ve 22 sayılı Genel Yazılar)
11) PAY DEFTERİNİN DAHA ÖNCE HİÇ TUTULMAMIŞ OLMASI DURUMUNDA UYGULANACAK USUL:
Pay defterinin daha önce hiç tutulmamış olması halinde, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir pay defteri oluşturmak suretiyle defter yeni tasdik ediliyormuş gibi açılış onayı yapılması gerekmektedir. (2013/19 sayılı Genel Yazı)
12) TAAHHÜT EDİLEN VE ÖDENEN SERMAYE MİKTARININ NEYE İSTİNADEN YAZILACAĞI
Açılış onayı yapılacak defterin ilk sayfasına yazılacak “Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı” bilgisi, buna ilişkin bir belge aranmadan, ilgilinin beyanına göre yazılacaktır. (2013/19 sayılı Genel Yazı)
13) KAPANIŞ ONAYI YAPILMIŞ, ONAY YENİLEMESİ YAPILMAMIŞ DEFTERLERE YAZILAN KARARLARIN ÖRNEKLERİNİN ÇIKARILIP ÇIKARILMAYACAĞI
Yeterli yaprakları bulunmasına karşılık;
- İzleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı (onay yenileme) yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilen pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin kapatılmasından sonra,
- Yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilecek yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defterinin onay yenilemesi yapılmadan,
kullanılmasına devam edildiği ve bu defterlerde bulunan kayıtların örneklerinin çıkarılmasının talep edildiği uygulamada sık görülmektedir.
Noterlik Kanununun 96'ncı maddesi gereğince ilgilinin getirdiği her çeşit kağıdın örneğinin çıkarılmasının mümkün bulunması, Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95'inci maddesi gereğince de aslında bozukluk olan belgelerin örneklerinde bu bozukluğun açıklanmasının icap etmesi ve ayrıca tescil edilecek olguların, gerek şirket ana sözleşmesine gerekse kanunun emredici hükümlerine uygun olup olmadığını inceleme görev ve yetkisinin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 32'nci maddesi ile Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 34'üncü maddesi hükümleri uyarınca ticaret sicili müdür ve müdür yardımcılarına ait olması nedeniyle, defterin durumunu (kapatılmış olduğunu, onay yenilemesinin bulunmadığını) açıklayacak şekilde bir şerh konulmak suretiyle yukarıda belirtilen durumdaki defterlere yazılan kararların örneklerinin çıkarılması mümkün bulunmaktadır.
Bu şekilde açıklama yapılmış örneklerde yer alan kararların yasal şekle uygun olup olmadığının, tescil işlemlerinde kullanılıp kullanılamayacağının kontrolünün ticaret sicili müdürlüklerince yapılması gerekmektedir.
İlgi (b) genel yazı yürürlükten kaldırılmıştır.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
Saygılarımla,
Yunus TUTAR
Başkan
(GENEL YAZI:80 )