İMZA SÜRKÜSÜ

  • İMZA ONAYI VE İMZA SİRKÜLERİ
    Bursa Noter Odası Hukuk Komisyonu Raporu


    Bilindiği üzere Noterler, 1512 Sayılı Noterlik Kanununun 1. maddesinde de açıkça ifade edildiği gibi, anlaşmazlıkları önlemek ve bu surete hukuki güvenliği sağlamak amacıyla işlemleri belgelendiren bir kamu hizmeti görevlisidir. Bu hizmeti verirken ilgililerin kimliklerini araştırıp emin olduktan sonra imzalarını onaylayan ve o belgeye resmiyet kazandıran yetkili kişidir.
    Komisyonumuzun çalışma konusunu teşkil eden İmza onayı ve sirküleri de, yukarıda değinilen onama yetkisi çerçevesinde ilgili yasa ve buna bağlı mevzuata uygun olarak, noterler tarafından çok sık uygulanan İşlemlerdendir.
    Hukuk komisyonumuz, tacir veya esnaf olan ve ya olmayan gerçek kişiler ile ticari şirketlerde ' İmza Onayı ve İmza Sirküleri ' konusunda yaptığı çatışma sonucunda belli formüller yerine, özellikle uygulamaya yönelik bir yöntem benimsemiş ve faaliyetlerini bu doğrultuda yoğunlaştırmıştır.


    Konunun taşıdığı önem ve yüklediği sorumluluk nedeniyle, 1980 yılından başlayarak günümüze kadar Türkiye Noterler Birliği tarafından pek çok genelge çıkarılmış; özellikle 1980 / 24 ve 1984 / 41 sayılı genelgeler, ayrıntılı ve genel bilgileri kapsayacak şekilde düzenlenmiştir.
    Gerek T. Ticaret Kanunu, T. Medeni Kanunu ve Borçlar Kanunu ile dayanağı mevzuat hükümleri ve gerekse T. Noterler Birlîği genelgeleri birlikte ele alınıp değerlendirildiğinde; konu, üç ana baslık halinde İncelenmiştir. Söyle ki;


    I - ÎMZA ONAYI


    Tacir ve ya esnaf olmayan gerçek kişilerin, banka, vergi daireleri gîbi belli kurum, kuruluş ve yerlerde ibraz ve kullanılmak üzere; imzalarını noterliklerde tasdik ettirdikleri İşlem türüne İmza onayı diyoruz. Bunun için kimlik belgesi yeterli olup; evrak üzerinde ilgilinin üç adet İmzası yeterlidir ve başkaca bîr dayanağa ihtiyaç yoktur. İlgilinin ad ve soyadı yanına herhangi bir unvan eklenmemelidir. Uygulamada birliği sağlamak acısından, İşlemin baslığına İMZA OLAYI' dışında; İmza Beyannamesi', İmza sirküleri' ve benzeri ibareler yazılmamalıdır.


    11 İMZA BEYANNAMESİ


    T. Ticaret Kanununun 14. maddesinin 1. fıkrası taciri 'Bir ticari işletmeyi, kısmen dahi olsa kendi adına işleten kimseye tacir veya esnaf denir.' şeklinde tanımlamıştır.
    Aynı Yasanın 136. maddesi ise, ticaret şirketlerinin kolektif, komandit, anonim, limited ve kooperatif şirketlerinden ibaret olduğunu hükme bağlanmıştır.
    Tacir ve esnaf olan gerçek kişiler ile ticari şirketler siciline kayıt ve tescil olmak zorunda olduklarından (Ticaret Sicili Tüzüğü Md. 13), Noterden bu taleplerini içeren bir imza beyannamesi çıkarmaları; bu beyannameye de, imzaya yetki veren kişi ve ya kişilerin imzasının en az üç defa atılmış olması gerekmektedir. (Ticaret Sicil Tüzüğü Md 21).


    İmza beyannamelerini de iki bölümde incelemek yararlı olacaktır:


    1) Gerçek Kişiler:


    Tacir olan gerçek kişilerin, kullanacakları ticaret unvanı ile bunun altına atacakları imzayı Notere onaylattırdıktan sonra Sicil memuruna verilmesi (T.T.K. Md. 42; Ticaret Sicili Tüzüğü Md. 21) öngörülmüştür. Bu amaçla Noterlikte yapılacak imza beyannamelerinde, kişinin ad ve soyadı, adresi, ticaret unvanının bulunması yanında, işlem kağıdına üç adet imzanın alınması yeterlidir. (Ticaret Sicil Tüzüğü Md. 21) İmza beyannamesi için ilgilinin kimlik belgesine göre işlemin tamamlanması kafi olup, başkaca belge ve dayanağa gerek yoktur.


    2) Ticarî Şirketler:


    Ticari şirketler yukarıda da belirtildiği üzere; kolektif, komandit, anonim, limited ve kooperatif şirketlerinden ibarettir.


    Ticari şirket sözleşmeleri yazılı şekle tabi olup Noter onayından geçirilmesi zorunludur. Bu şirketleri temsil ve idare edecek olacak yetkili imzaların ticaret siciline kayıt ve tescili için üçer adet imzalarını havi ve imzaların tescilini talep eden, Noterden onaylı imza beyannamesi yapılması gerekmektedir. Şirket ana sözleşmesinin Noterden onaylanması esnasında şirketi temsil edecek ve şirket adına imza koyacak yetkili kişi ve ya kişiler belli olduğundan; imza beyannamesi de genellikle aynı anda yapılmaktadır.
    Ticari şirketler tescille tüzel kişilik kazandığından, imza beyannamesinin imza sirküleri izlenimi verecek şekilde yapılmaması; beyannamenin sağ üst köşesine veya ilk bakışta göze çarpacak üst orta tarafına dikkati çekecek yazı karakteri ile 'Bu beyanname, imzaların ticaret siciline tescilini sağlamak amacıyla onaylanmış olup, sirküler niteliğinde değildir.' İbaresinin eklenmesi uygun olacaktır. Dolayısıyla, ana sözleşme dayanak olarak alınmamalı, metinde yetkililerin şirketi ne şekilde temsil edecekleri belirtilmemelidir (T.N.B. Genelge: 41).


    III- İMZA SİRKÜLERİ


    İmza sirküleri, hem imza örneğini hem de sıfat ve yetkileri gösteren; imza beyannamelerinden farklı olarak temsil ve ilzam yetkisi veren bir belge niteliğindedir.


    İmza sirkülerini de iki başlık altında inceleyebiliriz:


    1) Gerçek Kişiler:
    Tacir olan gerçek kişiler T.T.K. nun 42. mad. uyarınca; Ticaret unvanı ile bunun altına atacağı imzayı Notere imza beyannamesi olarak onaylattıktan sonra bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettirmek; buna istinaden tacir gerçek kişi de imza sirküleri tanzim ettirmek zorundadır. Tescil olmayan ticaret unvanı kullanılmaz. Tacir gerçek kişi, imza ve unvanını ticaret siciline tescil ettirdiğine dair belgeyi ibraz ettiği takdirde ve ancak o zaman imza sirküleri çıkarabilecektir. Tacir olan gerçek kişinin imza ve unvanının tesciline dair bu belge, imza sirkülerine dayanak olarak yazılmalı ve eklenmelidir.


    2) Ticari Şirketler:


    Ticari şirketlerde imza sirküleri, şirket ticaret siciline tescil ve Ticaret Sicili Gazetesinde ilan edilmeden Noterce onaylanamaz. Şirketin tescil ve ilan edildiğinin kanıtlanması ve dolayısıyla, imza sirküleri yapılabilmesi için ana sözleşme, ya da yönetim kurulu veya ortaklar kurulu kararının tesciline ilişkin bir belgenin ibrazı zorunludur (T.N.B. Genelge 1984/41).
    Esasen sicil memuru, tescili istenilen husus ve olguları tescil etmeden önce, Ticaret Sicili Tüzüğü uyarınca; varsa, mevcut kayıtları da göz önüne alarak, gerekli araştırmayı yapıp, mevzuata ve doğruluğuna kani olduktan sonra tescil işlemini gerçekleştirmekle yükümlüdür. Aksine davranış memurun sorumluluğunu gerektirir.


    Bu arada dikkat edilmesi gereken nokta, imza sirkülerine dayanak teşkil eden ve sirkülere eklenmesi gereken belge veya belgelerin ticaret siciline tescil ve ilanı hususu olup; bu hususun Noter tarafından özenle araştırılmasıdır. İlanın Ticaret Sicili Gazetesinde geç yayınlanması tescil ve ilan arasındaki sürenin uzaması gibi nedenlerden dolayı uygulamada, sicil memurluğundan verilen ve (İş bu kadar Memurluğumuzca tescil edilmiş olup ilanı serbesttir.) İbaresi bulunan "İmza Sirküleri Belgesi" ile imza sirküleri yapılmaktadır. (T.N.B. 1984/41 ve 2003/19 sayılı Genelgeler.)
    Kaldı ki, Sicil Memurluğu tarafından verilen "İmza Sirküleri Belgesi", "İmza Yetki Belgesi" gibi belgeler, ticari şirketin unvan ve yetkili imzalarının sicile tescil edildiğinin açık kanıtıdır. Öyle ise, belgelerde tarih ve numarası yer alan ortaklar kurulu veya yönetim kurulu kararı ile Noterlikte yapılacak sirküler metnini birbirine uygunluğunun araştırılması; anılan belgeler ile kararların da işleme dayanak olarak yazılıp eklenmesi yerinde olacaktır.


    Şayet imza sirküleri ana sözleşme esas alınarak yapılacaksa sözleşmenin tescil ve ilanının tespiti açısından, Ticaret Sicili Gazetesinin dayanak olarak yazılıp işleme eklenmesi gerekmektedir.


    Noterliklerde yapılan imza sirküleri ile bu sirkülere dayanak teşkil eden kararlarda, bazen "temsil ve ilzam", bazen sadece "temsil" ifadelerine yer verilmekte, bunun da bazı farklı yorumlara neden olduğu görülmektedir. Tüzel kişiliğe sahip olan ticari şirketlerin, sözleşmelerinde belirtilen işletme konusu içinde kalmak kaydıyla, bütün hakları iktisap ve borçları iltizam edecekleri T. Ticaret Kanunun 137. maddesinde öngörülmüştür. Aynı şekilde, temsil yetkisinin ilzam yetkisini de kapsadığı T.N.B.nin 1989/26 sayılı Genelgesinde açıkça vurgulanmıştır. O halde ticari şirket kararlarında sadece temsilden bahsederek, ilzamdan söz edilmemesi eksiklik sayılmayarak; temsilin ilzam yetkisini de ihtiva ettiği kabul edilmelidir.


    İmza sirküleri Noterde onaylanırken ticari şirketi temsil edeceklerin ne kadar süreyle bu yetkiyi kullanabileceği metinde veya dayanağında belirtilmelidir. Anonim şirketlerde, ana sözleşmede aksine bir hüküm veya genel kurulca alınmış bir karar yoksa, T. Ticaret Kanununun 314. maddesi uyarınca, yönetim kurulu üyelerinin en çok üç yıl süreyle seçildiğinin kabulü gerekir. Görev süresinin başlangıç tarihi şirket için genel kurul tarihi, üçüncü şahıslar için ise Türk Ticaret Kanununun 38. maddesi uyarınca tescil ve ilan tarihidir. Kooperatiflerde ise, 1163 Sayılı kooperatifler yasasının 57. maddesi gereğince yönetim kurulu üyelerinin en fazla 4 yıl için seçilebileceği hükme bağlandığından, bu müddet 4 yıl ile sınırlandırılmıştır. Limited şirketlerde ana sözleşme veya ortaklar kurulu kararında aksine bir kural yoksa imza yetkilisinin bu yetkisi süresizdir. (T.N.B. Genelge 1988/74, 1992/25, 1993/12,1999/77).T. Ticaret Kanununun 317. maddesi, Anonim şirketin yönetim kurulu tarafından idare ve temsil olunacağını; 321, maddenin 3. fıkrası ise, şirket adına düzenlenecek evrakın geçerli olması için, aksine ana sözleşmede hüküm olmadıkça, temsile yetkili olanlardan ikisinin imzasının yeterli olacağını öngörmüştür. Bu nedenle anonim şirketlerde temsil için asıl olan iki imzanın varlığıdır. Bir imza ile temsil hususunda yetki verilmesi istenildiğinde, şirket ana sözleşmesinin incelenerek, tek imza yetkisinin verilip verilmediğinin araştırılması; böyle bir yetkinin varlığı halinde sirkülerin yapılması ve sözleşmenin ilgili bölümünün işleme mutlaka dayanak olarak eklenmesi zorunludur. (T.N.B. Genelge 1995/15).Şirket şubelerinin temsil yetkisiyle ilgili olarak Türkiye Noterler Birliği tarafından değişik zamanlarda değişik genelgeler çıkarılmış ve bu genelgelerde farklı görüşlere yer verilmiştir. Bu konudaki 1999/38 sayılı Genelgede, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı iç Ticaret Genel Müdürlüğünün T. Noterler Birliğine muhatap 16.8.1999 gün ve 7166 sayılı yazısına değinilerek; Ticaret Sicili Tüzüğünün 54 ve 55. maddelerindeki hususlar doğrultusunda şubelerin tescilinde, şirket ana sözleşmesinde şubenin ayrıca şirket organı olduğunun belirtilmesine gerek olmadığı; şube tescil talep dilekçesinin şirketi idare ve temsille yetkili kişi veya kişilerce imzalanması ve şubeye temsilci atanması hakkında karar verilmesinin yeterli olduğu ifade edilmiştir. (1999/38 sayılı Genelge)Ancak şubelerin, şube işlemleri ile ilgili ve sınırlı olmak üzere şirketi temsil etmeleri ve kendilerine bu yetkinin şirket yetkili organlarınca verilmesi gerekmektedir.


    Genel Müdürlük dışında pek çok yerde açılmış ve şube durumunda olan bankaların Noterliklerde yaptırdıkları işlemler için, imzalayanların yetkili olduklarını, Noterden onaylı imza sirküleri veya Ticaret Sicili Memurluğundan alınmış yetki belgesini ibraz etmek suretiyle kanıtlamaları gerekmekte olup, ibraz edilen belgelerin işleme dayanak olarak eklenmesi uygun olacaktır. (T.N.B. Genelge 1991/66).Yine, T. Noterler Birliğinin 1999/26 sayılı Genelgesinde, anonim şirketlerde devamlılığın esas olduğu; şirketin amaç ve konusunun gerçekleşmesi için yönetim kurulu tarafından yetki verilen kişilerin bu yetkilerinin, yetki veren yönetim kurulunun değişimi sonucu yerine gelen yeni yönetim kurulu tarafından geri alınmadıkça hukuken geçerliliğini koruduğu ve bu nedenle, verilen yetki çerçevesinde hukuki işlemleri yaptırabilecekleri Noterlere duyurulmuştur.
    Ticari şirketlerin tasfiyesinde, T. Ticaret Kanununda çeşitli hükümler sevk edilmiştir. Kolektif şirketlerin tasfiyesinde 206-242. maddeler; Komandit şirketlerde 267-268. maddedir; Anonim şirketlerde 434-450. maddeler; Limited şirketlerde 549-552. maddeler ve nihayet, 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 81-83. maddeleri konuyla ilgili hükümler getirmiştir. Nitekim, tasfiye memuru belirlenmesi, yetkilerin ticaret siciline tescil ve ilanı şart olup, tasfiye memuru için noterde imza sirküleri yapılırken, bu yönde alınmış kararın yayınlandığı Ticaret Sicili Gazetesi veya bunu kanıtlayan Sicil Memurluğundan verilmiş belgenin aranması, imza sirkülerine müstenit olarak yazılıp eklenmesi şarttır. (T.N.B. Genelge 1984/41).İmza sirkülerinin Noter önünde atılması gerekir. Çoğaltılmış imza kabul edilemez. Ancak tamamı, bütün olarak fotokopi yoluyla çoğaltılmış imza sirkülerinin örnek olarak çıkartılabileceği, imzalardan suret harcına göre değil, tasdik harcına tabi tutulacağı kabul edilmektedir. (GeT.N.B. nelge 1988/42).Şirketin temsil ve ilzam yetkisinin müşterek imza ile kullanılacağının kabul edildiği hallerde, imzaya yetkili temsilcilerin ayrı yerlerde olması durumunda; işlemin, her temsilcinin bulunduğu yer Noterliğinde ayrı ayrı onaylanarak tekemmül ettirilmesi mümkündür. (T.N.B. Genelge 2004/24).


    Bu vesile ile bir noktaya daha değinmek istiyoruz: Temsil ve müşterek imza kuralını gidermek için, müşterek imzaya yetkili kişinin, şirket temsil yetkilerini kullanmak üzere, diğer müşterek imza yetkilisine vekaletname vermesi ve bu suretle "kendisine asaleten, diğer yetkiliye vekaleten" tüzel kişiliği temsili mümkün bulunmamaktadır (T.N.B. Genelge 2003/19).

  • arkadaşlar kolay gelsin şirket imza sirküleri düzenlenirken şirket müdürü sadece kararın yayınlandığı gazeteyi getirdiği zaman ayrıca yetki belgesi istememiz gerekiyormu yoksa sadece gazeteyle yapılabilirmi?

    bilgi ve görüşlerinizi bekliyorum