ESKİŞEHİR NOTER ODASI HUKUK KOMİSYONU
İMZA ONAYI BİÇİMLERİ
1. İmza Onaylaması
a. Kişiler İçin
b. Kurumlar İçin
İmza Beyannamesi (Tescil Talepnamesi)
a. Kişiler İçin
b. Kooperatif ve Şirketler İçin
İmza Sirküleri (Tacirler İçin)
a. Gerçek Kişiler İçin
b. Tüzel Kişiler İçin
TANIMLAR:
İMZA: Her şeyden önce imza, kişinin kimliğini saptamaya yarayan ve bir irade, bir istek açıklayan bir işaret sayılır. İmza, Soyadı Kanununa göre (2.mad.) isim ve soyadı yazılmak suretiyle atılmalıdır. Gerçek imza, yasaya göre böyledir.
SİRKÜLER: Genelge, tamim, yazılı çağrı anlamındadır. İngilizce, "circular" dan gelmedir.
İMZA SİRKÜLERİ: Bir resmi daire veya ticari kuruluşlarda imza atmaya yetkili kimselerin imza örneklerini öncelik sırasına göre içeren imza belgesidir.
1-İMZA ONAYLAMASI:
a. Kişiler için: Gerçek kişilerin imza biçimlerini gösteren belgelerdir. Bankalarda, vergi dairelerinde, diğer bazı yerlerde kullanılmak üzere onaylatılır. Bu işlemlerde sadece kimlik tespiti yapılması yeterlidir. Herhangi bir sıfat ve unvan kullanılmaz, dayanak olarak bir belge eklenmez. Olabilecek bazı imza uyuşmazlıklarında imzanın daha iyi incelenebilmesini sağlamak için Adalet Bakanlığının genelgelerine göre, her kağıda yan yana üç imza alınmak suretiyle işlem yapılmalıdır. Bu tür işlemlerde imza sahibinin beyan ettiği bir unvanı ismine eklemek son derece sakıncalıdır. Zira tescil edilmemiş olan bir ticaret unvanını eklemek, hem şaşırtmacaya hem de çoğu zaman haksız rekabete yol açabilecektir.
b. Kurumlar İçin: Ticari olmayan sosyal kurumların 3. kişilerle ilgili işlemlerinde kullanılmak üzere yapılan imza onaylamalarıdır. Apartman yöneticiliği, ticari olmayan dernekler, ticari olmayan vakıflar, sendika ve sandık gibi kurumların temsilindeki işlemlerde kullanılmak üzere yapılan imza örneklerinin onaylanma biçimidir. Burada temsil edilen sosyal kurumun yasal olup olmadığına ve temsile ilişkin kararlarının kurallara uygun olup olmadığına bakılmalı ve ona göre dayanak eklenmelidir. Uygulamada ise sirküler ile benzerliği olması ve bu konuda Türk Ticaret Kanununda açık bir hükmün de bulunmaması nedeniyle, uygulamada yanlış olarak imza sirküleri veya imza beyannamesi adı altında da yapılmaktadır.
Ancak TTK18.maddeye göre, ticari işletme işleten dernekler veya kamu kurumları tarafından kurulan ticari işletmeler tacir sayılmasına rağmen; bu işletmeleri kuran tüzel kişiler tacir sayılmazlar. Ticari işletmelerinin kendisi tacir sayılırlar.
DERNEKLER:
Tanımı; 4721 sayılı Türk Medeni kanununun dernekleri ilgilendiren kısmının 56.maddesine göre, gerçek veya tüzel en az yedi kişinin kazanç paylaşımı dışında belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları tüzel kişiliğe sahip topluluklardır diye tarif edilmektedir.
Tüzel kişiliğin kazanılması, dernekler kuruluş bildirimlerini, dernek tüzüklerini ve diğer belgelerini, o yerin en büyük mülki amirine verdikleri anda tüzel kişilik kazanırlar. (TMK.59) Dernekler, dernek kütüğüne kayıt edilirler. (TMK.mad.60)
Yönetim Kurulu, derneğin yürütme ve temsil organıdır. Bu görevlerini yasa ve tüzüğüne uygun olarak yürütür. Yönetim Kurulunun sayısı tüzüklerinde belirtilen sayıdadır ancak yasaya göre en az 5 asıl üyeden oluşur. Temsil görevi, yönetim kurulu üyelerinden birine veya tüzüklerinde varsa bir üçüncü kişiye de verilebilir. Bunun için yönetim kurulunun kararı gereklidir.
Dernek Şubelerinin temsilleri de, aynen merkezlerdeki gibi usullerle çalışır ve yönetilirler.
Dayanak olarak, Yönetim kurulu kararı, genel kurul kararı, duruma göre dernekler masasından alınacak kayıtlı bir dernek olduğunu gösterir bir yazı veya alındı belgesi eklenebilir. (5253 sayılı yeni Dernekler Yasası, 23.11.2004 tarihinde yürürlüğe girdi.)
VAKIFLAR
Tanımı: 4721 sayılı Türk Medeni Yasasının I0I. maddesinde, gerçek veya tüzel kişilerin yeterli mal ve hakları belirli ve sürekli bir amaca özgülemeleriyle oluşan tüzel kişiliğe sahip mal toplulukları olarak tarif edilmektedir. Vakıf kurma, tek taraflı bir işlemdir. Tek taraflı bir irade beyanıdır.
Kuruluşu, ya resmi bir senetle ya da ölüme bağlı bir tasarrufla kurulur. Gerçek ya da tüzel kişiler tarafından kurulabilir.(TMK. md. 102)
Vakfın tüzel kişilik kazanması, kurulan vakfın yerleşim yeri mahkemesi nezdinde tutulan sicile tescil ile tüzel kişilik kazanırlar.
Vakıf senedinde, vakfın amacı ve bu amaç için özgülenen mal ve haklar, vakfın örgütlenme ve yönetim şekli ile yerleşim yeri gösterilmelidir.
Vakfın bir yönetim organı zorunludur. (TMK. mad.109)
Dayanak olarak, vakıf senedinin temsille ilgili bölümü, gerekiyorsa karar defteri, duruma göre tescil edildiğini gösterir belge eklenebilir. (2762 sayılı Vakıflar Kanunu)
APARTMAN YÖNETİMİ:
Apartman Yöneticisi, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 34. maddesine göre, ana taşınmazın yönetim işlerini yürüten ve kat malikleri kurulu tarafından seçilen kişi veya kurul olarak tarif edilir.
Yönetim, kat malikleri kendi aralarından veya dışarıdan bir kişiye veya üç kişilik bir kurula da verilebilir. (KMK.34)
Yönetim, tek kişiye verilmişse "Yönetici",
Yönetim, bir kurula verilmişse "Yönetim Kurulu" adı verilir.
Yönetici, yasal yıllık genel kurul toplantısı ile seçilir. Atama 1 yıl için yapılır.
Yöneticinin görev ve yetkileri, Apartman Yönetim Planında gösterilir. (KMK.35)
Yönetici, genel yönetim işleri, defter tutma, belgeleri saklama, karar defteri tutma,
işletme projesi yapma, bakım-onarım, sigorta, para ve avans toplama, tahsilat, borç ödeme, ana taşınmazın yönetimi ile ilgili konularda dava açabilme, icra takibi yapa-bilme, yasal ipotek hakkını kullanabilme, bankada hesap açtırma ve kapatma gibi yetkilere sahiptir. Yönetici, banka hesabını kendi adına ve fakat apartman yöneticisi sıfatıyla hesap açtırmalıdır. (KMK.35)
Dayanak olarak, yönetim kurulu kararı, gerekiyorsa kat malikleri kurulu kararı eklenir.
SENDİKA:
Tanımı, 2821 sayılı Sendikalar Kanununun 2.mad. göre, işçilerin veya işverenlerin çalışma ilişkilerinde ortak ekonomik ve sosyal hak ve menfaatlerini korumak ve geliştirmek için meydana getirdikleri tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar olarak tanımlanır.
Sendika veya Konfederasyon Tüzel kişiliğini, sendika kurucularının sendika merkezinin bulunduğu ilin valiliğine, sendika tüzüğünü ve diğer belgelerini verme ile birlikte kazanır.
Sendika genel kurulu toplantısında yöne-tim kurulu belirlenir. Sendika ve sendika yönetim kurulları en az 3,en çok 9 üyeden; konfederasyonların yönetim kurulu ise en az 5, en çok 29üyeden oluşur.
Yönetim Kurulu kendi arasında toplanarak, Konfederasyonu, sendikayı veya sendika şubesinin temsili için bir veya birkaçı üyesine temsil yetkisi verir. (SK. Md.16)
Sendikaların, toplu iş sözleşmesi akdetmek, yargı organlarına başvurmak, kendilerini ilgilendiren konularda davacı-davalı olmak, grev ve lokavt kararları almak, faaliyetleri ile ilgili taşınır-taşınmaz mal satın almak, bankalara para yatırıp-çekmek, giderleri ödeyip alacakları tahsil etmek, sosyal faaliyetlerde bulunmak gibi tüzüklerinde yazılı görevleri yaparlar.
Dayanak olarak, yönetim kurulu kararı, genel kurul kararı, gerekiyorsa mülki amirlikten alındı belgesi eklenebilir.
SANDIK:
Demeklerin kendi üyelerine yönelik olarak yiyecek-giyecek gibi zorunlu ihtiyaçlarını kısa vadeli krediler vererek karşılamak üzere kurdukları yan kuruluşlardır.
Bunların tüzel kişilikleri yoktur (Dern.Kan mad.72)
Sandıklarla ilgili bilgiler Dernekler Yasasında bulunabilir.
Sandık kurulması için, dernek genel kurulunda bir karar alınmalı ve bu konuda tüzüklerinde açık bir hüküm olmalıdır.
Sandıkların da ayrıca bir genel kurulu, yönetim kurulu ve denetim kurulu bulunur, (md.75) Sandık yönergesinin mülki idare amirliğine bildirilmesinden 6 ay içinde sandık genel kurulu toplanmalı ve organlarını oluşturmalıdır. Bu aşamaya kadar sandığı dernek yönetim kurulu temsil eder.
Sandık yönetim kurulu; dernek yönetim kurulu tarafından verilecek yetkiye dayanarak sandığa izafeten her türlü hukuki tasarrufta bulunabilir, (md.78)
OKUL AİLE BİRLİKLERİ:
1739 sayılı Milli Eğitim Temel Kanununa dayanılarak hazırlanan MEB Okul-Aile Birliği Yönetmeliğine göre oluşturulan ve tüzel kişiliği bulunmayan birliklerdir.
Amacı, okul ile bu okula giden öğrencilerin aileleri arasında, öğrencilerin eğitim gerek-sinmelerine ve genel sorunlarının giderilmesine maddi-manevi katkılar yaparak okul ile aile arasında bir bağ ve uyum oluşturmaya çalışırlar.
Okul-Aile Birlikleri, bağış kabul etmeye ve gelir getirici sosyal etkinliklerde bulunmaya yetkilidir.
Okul-Aile Birlikleri, ilgili okulda öğrenim gören öğrencilerin velileri ile o okulda görev yapan öğretmenlerden oluşur. Buna "genel kurul" denir
Tüm üyelerden oluşan genel kurul ile bu genel kurul üyeleri tarafından seçilerek olu-şan Yönetim Kurulu Okul-Aile Birliğinin yetkili organıdır.
Okul-Aile Birlikleri bir araya gelerek belli okul gruplarını kapsayacak biçimde "Okul-Aile Birlikleri Federasyonları" oluşturabilirler Okul-Aile Birliklerinin ve Federasyonların çalışmaları bakanlığın gözetimi ve denetimi altında yapılır.
Okul-Aile Birliğinin Yönetim Kurulu,
genel kurul tarafından seçilen 5 asil ve 5 yedek, doğal yönetim kurulu üyesi sayılan okul müdürü ve öğretmenler kurulu tarafından seçilen bir öğretmenden oluşur. Yönetim Kurulu kendi arasında toplanarak bir başkan, bir başkan yardımcısı ve bir yazman seçer. (Yön.mad.
1) Karar Defterleri vardır.
Okul-Aile Birliği Başkanı birliğin temsilci-sidir.
Dayanak olarak, karar defterinden yönetim kurulu kararı eklenir.
2- İMZA BEYANNAMESİ:
İmza Beyannamesi, ticaret siciline kayıt olacak gerçek kişilerle ticaret şirketlerini tem-silen imzaya yetkili olanların ticaret sicilinde tescil edilmek için yapacakları işlemdir.
Diğer adı tescil talepnamesidir.
Türk Ticaret Kanunu ve Ticaret Sicili Nizamnamesine göre tacir olan gerçek kişiler ve ticaret şirketleri ticaret siciline kayıt olmak zorundadırlar.
Ticaret siciline kayıt için yapılacak olan bu başvurularda tescil talebinde bulunan kimselerin her kağıtta üçer tane imzalarının olması ve noterden onaylanması gereklidir.
Bu tür işlemlerde sadece imza sahibinin kimliği ile onay yapılır ve dayanak eklenmez. Böylece beyannamede geçen isim, unvan ve temsil yetkisi ticaret sicilinde tescil ve ilan edilecektir.
a. Kişiler İçin İmza Beyannamesi: TK 42/2 göre, gerçek kişi tacir, ticaret unvanının altına atacağı örnek imzalarını, bu unvan altındaki ticari faaliyetinden doğan işler için kullanacağını beyan ile imzasının onayını yaptırır.
Yani sirküler niteliğinde değildir. Böylece her gerçek kişi tacir, adını-soyadını, adresini, iş adresini, ticaret unvanını, yapacağı işin konusunu, işe başlama tarihini ticaret siciline tescil ve ilanını Yaptırmakla görevlidir.
Bu bilgileri ve imza örneklerini içeren tescil talepnamesi ile birlikte sicil memurluğuna başvuruda bulunur. Dayanak eklenmez, kimlik tespiti ile yetinilir.
b. Kooperatif ve Şirketler İçin İmza Beyannamesi: Kooperatif ve şirket yetkilisi kişilerin imzalarının ticaret siciline onayı için yapılan işlemdir.
Ticaret siciline tescil için başvuru niteliğindedir. Buradaki amaç, ilgi linin imza biçimini saptamaktır. Ana sözleşmeleri noterden onaylanmış olsa bile henüz kuruluşu tescil edilmemiş olabileceğinden, öncelikle tescil talepnamesi yapılmalıdır.
Çünkü henüz tüzel kişilik kazanmamış bir kuruluş için imza sirküleri yapmış olma tehlikesi her zaman vardır. (TTK.42/2 )
Örneğin kolektif ve adi komandit şirketlerde, şirket adına imzaya yetkili olan kişiler ana sözleşmede belirlenebilmekte; limitet şirketlerde ilk müdür veya müdürler, anonim şirketlerde ise ilk yönetim kurulu üyeleri şirket ana sözleşmesine konulan geçici bir madde ile tespit olunabilmektedir. Kooperatifler için de durum aynıdır. O halde çoğu zaman şirket sözleşmesinin onaylandığı anda, şirket adına imzaya yetkili olacak kişiler de bellidir.
Dikkat edilmesi gereken konu, ancak henüz ana sözleşmeleri ticaret siciline tescil edilmediğinden tüzel kişilik kazanmayan kuruluşlara imza sirküleri yapmak yasalara aykırıdır. Bu aşamada imza beyannamesi yapılacaktır. Ancak bunu yaparken de sirküler anlamı çıkarılabilecek bir belge de düzenlenmemelidir.
Örneğin, yetkililere imza yetkisini veren ana sözleşme hükmü dayanak alınmayacak, imza beyannamesinde yetkililerin şirketi ne şekilde temsil edecekleri belirtilmeyecektir.
Zira yapılan imza beyannamesi işleminin amacı, yalnızca imza yetkililerinin imza biçimlerinin ticaret sicili dosyasında bulunmasını sağlamaktır.
Hatta beyannamenin sağ üst köşesine 'bu belge imzaların ticaret siciline tescilini sağlamak için olup, sirküler niteliğinde değildir" diye yazmak daha sağlıklı olacaktır.
Yine aynı şekilde, şirketler ve kooperatiflerde görev süreleri dolan yöneticilerin yerlerine yenileri seçildiğinde de, yeni yöneticiler için imza beyannamesi düzenlemek gerekmekte-zira yetkililerin ticaret siciline tescili zorunludur- imza beyannamesi ile birlikte ayrıca noterden onaylanan karar örneği tescil için ticaret siciline verilmektedir. Böylelikle imza sirkülerinin kesin olarak, şirketin tescilinden sonra yapılması esastır.
Ayrıca tacir olan tüzel kişilerin veya tacir sıfatını kazanması mümkün olmayan devlet, vilayet, belediye ve kamu yararına kurulmuş dernek gibi tüzel kişilere ait işletmelerin
unvanlarının tescilinde, bu işletmeler adına imzaya yetkili kimselerin ve tacir olan dernek temsilcilerinin imzaları da, noterden onaylanır ve ticaret siciline tescil için istekte bulunulur.
Ticaret Sicil Nizamnamesinin 21/2 maddesi gereğince, notere onaylatılacak imzaların en az üç defa atılmış olması gerekir. Bu nedenle imzalar, yan yana üç kez artırılmalıdır.
Tacir olan tüzel kişilerin veya tacir olmayan kurumların ticari işletmelerine ait imza sirkülerleri, aynen normal sirküler prosedürü izlenerek yapılmalıdır.
3- İMZA SİRKÜLERİ:
İmza sirküleri, hem imza örneğini ve hem de imza sahibinin ya da tüzel kişi adına imza kullanacakların yetkilerini ve tasarruflarını belirleyen bir belgedir.
a) Kişiler için:
Kişinin adı-soyadı ve unvanı ile kullanılmak üzere sirküler düzenlenir, imza beyannamesinden değişik olarak burada tacir olan gerçek kişiler için imza sirküleri yapılmaktadır. Burada önemli olan unsur ticaret unvanıdır.
T.T.K.'nun 42/2 maddesi 'her tacir kullanacağı ticaret unvanını ve bunun altına ata-cağı imzayı notere tasdik ettirdikten sonra sicil memuruna tevdi etmeye mecburdur, -demektedir. O halde bir ticaret unvanının kullanılması onun ticaret siciline tescil edilmesine bağlıdır. Yani bir kimse Ticaret Siciline tescil ettirmediği bir unvanı kullanamaz. Aksine bir hareket notere sorumluluk yükler.
Örneğin, Ahmet SOYCAN isimli kişi ticaret unvanının Mert Ticaret olduğunu beyan ederek bir imza sirküleri yaptırmak istediğinde, bu unvanını tescil ettirdiğini kanıtlayamazsa, sirkülerde bu unvana kesin olarak yer vermemelidir.
Zira bu işlem, firmaya bankadan gelen paraları, bu firma ile hiç ilgisi olmayan bir kişinin alması sonucunu doğurabilir.
Bu işlemlerde kimlik tespitinin yanında, ticaret unvanının tescil edildiğini gösteren ticaret sicili gazetesi veya sicil memurluğundan alınan tescil belgesi dayanak olarak eklenmelidir.
b) Şirketler İçin:
1- ANONİM ŞİRKETLER:
Anonim Şirketlerde temsil yetkisi yönetim kurulundadır. Yönetim Kurulunca aksine bir karar alınmamışsa Türk Ticaret Kanunu'nun 321.maddesi gereği "Anonim Şirket adına tanzim edilecek evrakın muteber olması için aksine esas mukavelede hüküm olmadıkça temsile salahiyeti olanlardan ikisinin imzası kafidir." Buna göre Anonim Şirketlerde temsil genel anlamda iki imza ile olmaktadır.
Anonim Şirketlerde ilk yönetim kurulu ana sözleşmede belirtilmiş olup karar olmasa dahi yönetim kurulunun tamamının katılımı ile idare, temsil ve ilzam ile ilgili açık hüküm var ve yetkililerde belirlenmiş ise ana sözleşmenin tescil edilmiş olması kaydıyla sirküler yapılması mümkündür. Daha sonraki dönemlerde ise ana sözleşme ile beraber Genel Kurul ve Yönetim Kurulu kararı gereklidir, imza sirküleri tanzim edilirken Ana Sözleşme Genel Kurul kararı ve Yönetim Kurulu kararı müstenit olarak alınmalıdır.
Aynı şekilde ana sözleşmenin genel kurul kararının ve yönetim kurulu kararının ticaret siciline tescili şarttır. Ticaret sicil gazetesinde ilanın belli süre alması nedeniyle bunların ilan edilmek üzere tescil edildiklerine dair bir şerhte yeterli olur. (İlanı Derdesttir gibi.)
Türk Ticaret Kanunun 314. maddesine göre Anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinin ana sözleşmede daha kısa bir süre yok ise en çok üç yıl için seçilebileceği, belirtildiğinden imza sirküleri yapılırken bu süreye dikkat etmek gerekir. Türkiye Noterler Birliği'nin bununla ilgili 1993/12 numaralı genelgesinde; Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu Üyelerinin imza sirkülerinde görev süresinin belirtilmemesi ve şirket Ana Sözleşmesi ile de genel bir hüküm bulunmaması hallerinde görev süresinin üç yıl olarak kabulünün uygun olacağı açıklanmıştır.
Bu süre Ana Sözleşme ile kısaltılabilir ancak uzatılmaları kanunen mümkün değildir. Bu sürelerin başlangıç tarihleri Genel Kurul tarihidir.
Anonim şirkette temsilin en az iki imza ile olması ana kural olup bir imza ile sirküler yapılabilmesi için ana sözleşmede bu yönde bir hüküm bulunması gereklidir. TNB 1995/15 sayılı genelge.
İlgi sayılı genelgeye göre Anonim Şirketlerde bir imza ile temsile yetki verilmesi istendiğinde, şirket Ana Sözleşmesinin istenmesi ve Ana Sözleşmenin bu konuda yetki veren maddesinin işleme mutlak suretle eklenmesi gerekir, imza sirküleri yapılırken Yönetim Kurulunca alınacak kararların Ana Sözleşmeye uygun olması gerekmektedir. Ana Sözleşmede en az iki kişinin birlikte şirketi temsil edeceği belirtilmişse bir kişiye münferit imza yetkisi veren Yönetim Kurulu Kararı tescil edilmiş olsa dahi sirküler yapılması için yeterli sayılamaz.
Eski Yönetim Kurulu Üyeleri yeniden seçilirse tekrar imza sirkülerinin çıkarılması, tescil ve ilanı gerekir. Ana sözleşmede ibra edilmeyen Yönetim Kurulu Üyelerinin yeniden seçilemeyeceği kararlaştırılmış olabilir. Y.11. HD.13.09.1979, 3746/3901 Temsile yetkili kılınan ortaklık temsilcileri eski temsilciler olsa bile tescil sırasında yeniden tescil harcı alınır. Y.11.HD.18.05.1991, 2529/2472
İmza sirkülerindeki imzaların noter huzurunda ve imzaların en az üç kez atılmış olması şarttır.
Anonim ve limited şirket şubelerinin ayrı bir tüzel kişiliği bulunmadığından işlemlerinden doğan hak ve borçları merkeze aittir. Bu nedenle kural olarak bağlı bulundukları şirketi temsil edemezler. Ancak T. Ticaret Kanunu'nun 317, 319 ve 540. maddeleri itibarıyla ortaklardan birine ya da dışarıdan bir kimseye temsil yetkisi verilebilmesi mümkün olduğundan "şirket ana sözleşmesinde şubenin organ olduğu, şirketi temsil ve ilzam yetkisi bulunduğu belirtilmişse, tüzel kişiliği temsil etmesinde ve borç iltizam etmesinde" hukukî sakınca olmadığı kabul edilmelidir.
Sanayi ve ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü'nün 16.8.1999 tarih ve 7166 sayılı yazılarındaki açıklamalar doğrultusunda; Şubelerin, bulundukları yerin ticaret siciline
tescil ve ilân edilmeleri T. Ticaret Kanunu'nun 42, 50 ve Ticaret Sicili Tüzüğü'nün 52, 53, 54, 55. maddelerinde belirtilmiştir. Buna göre şube tescil talep dilekçesinin şirketi idare ve temsil ile mükellef bulunanlarca imzalanması ve şubeye temsilci tayin hakkında bir karar verilmesi öngörülmektedir. Bu karar anonim şirketlerde yönetim kurulunca, limited şirketlerde ortaklar kurulunca alınmaktadır. Buna göre şubelerin tescilinde Ticaret Sicili Tüzüğü'nde sayılan vesikalar yeterli olup, ayrıca şirket ana sözleşmesinde şubenin şirket organı olduğunun belirtilmesine gerek olmadığı mütalâa edilmektedir. (TNB 2003/19 sayılı genelge)
İmza sirküleri tescilden önce çıkarılamaz, ama ilandan önce çıkarılabilir.
2- LİMİTED ŞİRKET:
TANIMI:
iki veya daha fazla gerçek veya hükmi şahıs tarafından bir ticaret unvanı altında kurulup ortakların sorumluluğu koymayı taahhüt ettikleri sermaye ile sınırlı ve esas sermayesi muayyen olan şirket limited şirkettir. (TTK. Md. 503) Ortak sayısı ikiden az ve elliden çok olamaz. (TTK. Md. 504/)
ORGANLARI:
1. Ortaklar Genel Kurulu: TTK Md 536'ya göre, Limited Şirket genel kurulu tüm ortakların davet edilmesinin zorunlu olduğu ve tümünün katılabildiği en yüksek irade ve karar organıdır Genel Kurul şirket ana sözleşmesini değiştirmeye, MÜDÜR TAYİN VE AZİL ETMEYE, kar ve zarar hesabını ve bilançoyu onaylamak gibi devri mümkün olmayan -hak ve yetkilere sahiptir.
Genel kurulun toplanıp karar alma şekli, ortak sayısının yirmiden az ya da fazla olmasına göre değişmektedir. Ortak sayısı yirmiden fazla olan limited şirketlerde karar alınabilmesi için genel kurulun toplanması gerekli iken, ortak sayısı yirmiden az ise kararlar ortakların yazılı beyanları ile de verilebilir.
Ortakların Oy Hakkı: T.T.K. Md. 537'ye göre, limited şirket ana sözleşmesinde aksine bir hüküm yoksa her ortağın oy hakkı koyduğu sermaye miktarına göre hesaplanır. Her yirmi beş YTL bir oy hakkı verir.
2. Müdürler: Aksi kararlaştırılmış olmadıkça Limited şirket ortakları hep birlikte müdür sıfatıyla şirket işlerini idareye ve şirketi temsile mezun ve mecburdurlar. Şirket ana sözleşmesi ile veya umumi heyet (ortaklar kurulu) kararı ile şirketin idare ve temsili ortaklardan bir veya birkaçına bırakabilir. (TTK. Md.540)
Limited şirket ana sözleşmesi veya ortaklar kurulu kararı ile şirketin idare ve temsili ortak olmayan kimselere de bırakılabilir. (TTK. Md.541)
Müdürlük Sıfatının Kazanılması:
1- Yasal Olarak Kazanma: Limited şirket kurucu ortakları, ana sözleşme veya ortaklar kurulu kararı ile içlerinden veya dışarıdan kişi yada kişileri müdür olarak atamamışlarsa, kurucu ortaklar hep birlikte müdür sıfatı ile şirketi temsil ve ilzam etmeye ve şirketi idareye yetkili ve zorunludurlar. (TTK. Md. 540)
2- Ana Sözleşme ile Kazanma: Limited şirket ana sözleşmesi ile ortaklardan biri veya birkaçı müdür olarak atanabilir. Limited şirkete müdür olabilmek için T.T.K. Md. 541 'e göre ortak olmak zorunlu olmadığından, ana sözleşme ile ortak olmayan kişi ya da kişilerde müdür olarak atanabilir. Ortak olmayan müdürlerin yetki ve sorumlulukları ortak olan müdürlerinki gibidir.
3- Genel Kurul (Ortaklar Kuruluk Kararı ile Kazanma: Şirket ana sözleşmesi ile müdür tayin edilmemişse, müdürler genel kurul kararı ile de atanabilirler. Genel kurul, müdür ya da müdürleri ortaklar içinden veya ortak olmayan kişilerden seçebilir.
Müdürlerin Temsil Yetkisi Kapsamı:
T.T.K. Md.542'ye göre, müdürlerin haiz oldukları temsil yetkilerinin içeriği ve sınırları hakkında, anonim şirketlerin yönetim kuruluna dair olan T.T.K. 321 madde hükmü tatbik olunur.
Buna Göre;
1- Limited Şirket Müdürü, şirketin amaç ve işletme konusu içine giren her türlü işleri ve hukuki işlemleri şirket adına yapmak ve şirket unvanını kullanmak hakkına sahiptir.
2- Limited şirket müdürlerinin yetkileri belirli istisnai haller dışında sınırlandırılamaz, hatta sınırlandırılsa bile iyi niyetli üçüncü kişilere karşı ileri sürülemez. Sınırlama, tescil ve ilan edilmek kaydıyla, temsil yetkisinin sadece merkezin veya bir şubenin işlerine hasrolunduğuna veya müştereken kullanılmasına dair olabilir. (TTK. Md. 542/1-Md.321)
3- Limited Şirket Müdürlerinin yaptıkları işlemlerin şirket sözleşmesine veya genel kurul kararlarına aykırı olması halinde, iyi niyetli kişiler o işlemler nedeni ile şirkete başvurabilirler. Şirket, söz konusu işlemlerin sonuçlarını yerine getirdikten sonra, işlemi yapan müdüre rücu edebilir.
Yalnız, şirket ana sözleşmesi ve şirket ortaklar kurulu kararları Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan olduğunda üçüncü şahıslar iyi niyet iddiasında bulunamazlar.
Müdürün, Müdürlük Görevinin Başlaması Zamanı:
Limited şirket Müdürü, ana sözleşme ile belirlenebilir veya daha sonra ortaklar kurulu kararı ile seçilebilirler. Daha sonra tescil ve ilan olunur. Bu durumlarda müdürlerin görevleri hangi tarihte başlar; Seçildikleri zaman mı; Ticaret Siciline tescil edildikleri zaman mı; Yoksa Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde seçildiklerine dair kararın ilanı
zamanında mı? (aynı durum anonim şirket içinde geçerlidir.) Bu sorunun cevabı biz noterler için çok önemlidir. Zira imza sirkülerine yetkinin süresini yani başlangıcını ve bitimini doğru olarak yazmak zorundayız. Yetkinin başlangıç anına dair T.T.K.'unda açık bir hüküm yoktur.
Komisyonumuzca müdür veya müdürlerin yetkileri seçildikleri anda başlamaktadır. Yalnız şirket ana sözleşmesi içinde atanan müdürün yetkisi limited şirketin tüzel kişilik kazandığı anda başlamaktadır. Müdürün (anonim şirkette yönetim kurulunun) yet-kilerinin tescil ve/veya ilan ile başlayacağı kanunen kabul edilmiş olsaydı TTK. Md. 321/2'nin düzenlenmesine gerek yoktu.
T.T.K. md. 32'ye göre, kanunda aksine hüküm olmadıkça, tescili talep müddeti on beş gündür. Ticaret Sicili Memurluğunun yetki çerçevesi dışında oturanlar için bu süre bir aydır. Müdürün seçildiği tarih ile sicile tescil tarihi arasında geçecek zaman içinde şirket tüzel kişiliği idarecisiz mi kalacaktır?
Bu nedenlerle müdürlük sıfatı seçildiği anda başlamaktadır. Noterler açısından bunun önemi şuradadır;
İmza Sirküleri Yapılırken:
1- Müdür ana sözleşme ile atanmışsa müdürün yetki süresi ve sirkülerin süresi
(şirketin tescil tarihi olan tarihinden itibaren yıldır) şeklinde ibare yazılmalıdır. Zira şirket tescil ile tüzel kişilik kazanmıştır.
2- Müdür, ortaklar kurulu kararı ile atanmışsa yetki süresi ve sirkülerin süresi için (seçildiği tarihinden itibaren yıldır) şeklinde ibare yazılmalıdır.
Aksi halde müdürün yetki süresi hususunda tescilden itibaren veya ilandan itibaren yıl veya sirküler metnine doğrudan yıl yazılırsa, kararların TTK. Md. 32'ye göre 15 gün sonra tescil edilebileceği veya ilgililerin tescile daha da geç gidebilecekleri veya tescil zamanında yapılsa bile ilanının yapılmasının zaman alabileceği için müdüre verilmeyen yetki zamanını vermiş oluruz.
Limited Şirket İmza Sirküleri Yapımında Noterin Görevleri Ve İsteyeceği Belgeler
1. Noterliğe limited şirket imza sirküsü tanzim ettirmek için gelen şirket müdürü
ne önce ticaret siciline tescil için imza beyannamesi düzenlenir. (TTK. Md.42,
Ticaret Sicili Tüzüğü md.21) Bu imza beyannamesinde kişi ya da kişilerin şirket yetkili kurullarının ataması gereği şirket müdürü olduğu belirtilir ve her nüshaya üçer imzası attırılır. Bu imza beyannamesine dayanak yazılmaz ve eklenmez.
Beyannamenin metninde yetkililerin şirketi ne şekilde temsil edecekleri belirtilmez.
Ayrıca sirküler intibaını önlemek için T.N.B. 1984/41 sayılı genelgesi gereği imza beyannamesinin sağ üst köşesine (BU BEYANNAME İMZALARIN TİCARET SİCİLİNE TESCİLİNİ SAĞLAMAK AMACI İLE ONAYLANMIŞ OLUP SİRKÜLER NİTELİĞİNDE DEĞİLDİR) ibaresinin yazılması gereklidir.
2. Şirket ortaklar kurulunun müdür tayini kararının onaylı örnekleri çıkarılır, ilgililer, noter onaylı tescil imza beyanını, müdür atama kararını ve ticaret sicili memurluğunun isteyeceği diğer belgeleri ibraz eder ve ticaret sicili memurluğu belgeleri teslim alarak, kanuna ve şirket ana sözleşmesine aykırılık yoksa müdür atama kararını tescil eder ve ilgiliye bu hususta bir yazı verir.
Sirküler Tanziminde Notere Gerekli Olan Belgeler
A- Müdür Tayinin Ana Sözleşme Metninde Yapılması:
Bu durumda ana sözleşme ticaret sicili memurluğunda tescil edilmişse ve bu husus
ticaret sicili memurluğu yazısı ile belgelenmişse, dayanak olarak başka belge aramaya gerek olmadan sirküler çıkarılır. Yine aynı ana sözleşme Türk Ticaret Sicili Gazetesinde ilan edilmişse, bu ticaret sicili gazetesi de dayanak gösterilerek sirküler çıkarılabilir. Sirküler metnine işbu ana sözleşmenin ve ticaret sicili gazetesinin ve tescil yazısının ilgili kısımlarının fotokopileri eklenir.
B- Müdür Tayini Şirketin Kuruluşundan Tüzel Kişilik Kazanmasından Sonra Ortaklar Kurulunca Yapılması:
Ortaklar kurulunun müdür tayini kararının onaylı örneği olan ticaret sicili memurluğu, bu kararın arka sahifesine veya vereceği ayrı bir belge ile işbu ortaklar kurulu kararının tescil edildiğine dair yazı verir. Ticaret Sicilinin işbu yazısında tescilin hangi tarihte yapıldığı da belirtilir.
Noter limited şirket imza sirkülerine, müdür atama kararını, şirket ana sözleşmesinin ilgili maddelerini ve ticaret sicili memurluğunun müdür tayini kararının tescil edildiğine dair verdiği yazıyı dayanak olarak yazar ve metinlerinin fotokopilerini sirkülere eklemesi gerekir.
Noter, Ortaklar Kurulu kararının şirket ana sözleşmesine uygun olup olmadığına bakmak zorundadır. Bu nedenle, tescil edilmiş ortaklar kurulu kararı yanında şirket ana sözleşmesinin şirketin temsil ve idare maddesini dayanak olarak yazmak zorundadır. Ortaklar kurulu kararı şirket ana sözleşmesine aykırı ise sirkülerin yapılmayacağı tabiidir.
Sirküler Metni:
Sirküler metni de ana sözleşme ve tescil edilmiş karar metnine uygun olması gereklidir.
KOLLEKTİF ŞİRKETLER:
TTK.160.Md göre Şirket ana sözleşmesinde bellidir.
Kolektif şirketlerde tek dayanak ticaret siciline tescil edilmiş ana sözleşme olmalıdır. Bu şirketlerde temsil ortaklara aittir. Ancak ana sözleşmede TTK.155.Md. göre ortakları münferit mi yoksa müştereken mi yetkili oldukları belirtilmelidir.Temsil için yasada bir süre öngörülmemiştir. Ancak sözleşme ile süre konulabilir.
KOMANDİT ŞİRKETLER:
TTK.257.Md. göre idare ve temsil yetkisi Komandite ortağa aittir.
Bilindiği gibi komandit şirketler adi komandit şirket ve eshamlı komandit şirket olarak iki çeşittir. Her ikisinde de ortaklar gerçek kişi olup, sorumlulukları sınırsız olan komandite ortaklar şirketi temsil edebilir. Komanditte ortağın temsil yetkisi yoktur. Temsil yetkisi kolektif şirketlerdeki gibi kullanılır, süre söz konusu değildir. Ancak ana sözleşmede sınırlar konabilir.
BANKALAR:
Banka ilgilileri noterden tasdikli imza sirküleri veya ticaret sicil memurluğunun yetki belgesi ibrazı ile noterliklerde işlemlerini yaptırabilirler. (TNB. 1991/66 -1998/35 no' lu genelgeler.)
KOOPERATİFLER:
1163 Sayılı kanuna göre kooperatifleri en çok 4 yıl için seçilen yönetim kurulu temsil eder. Yetkilerin tespiti için kooperatif ana sözleşmesi ile yönetim kurulu kararlarına ve bunların ticaret siciline kayıtlı olup olmadığına bakmak gerekir. Ana sözleşme esas alınarak yönetim kurulunca belli kişilere yetki verilebileceği gibi hariçten kimselere de müdür sıfatı ile de yetki verilebilir. Bütün bunların ana sözleşmede yazılı olması gerekir.
KAYNAK:
GENELGELER:
1980/02, Taahhüt altındaki imza sirkülerinin noterden onaylı olması gerektiği hk
1980/24, imza onaylaması, beyanname ve sirküler tarifleri hk. 1984/41, Aynı konuda 1984/52, Aynı konuda 1988/42, Fotokopi ile örnek çıkarıldığında asıl harç alınacağı hk. 1988/74, Yetki sürelerinin belirlenmesi hk. 1989/40, İmza onaylaması,beyanname ve sirküler tarifleri hk. 1989/89, Aynı konuda 1991/54, Aynı konuda 1991/66, Banka yöneticilerinin sirküler veya tic.sicilinden onaylı yetki belgesi hk. 1992/25, A.Ş.lerde süre yoksa 1 yıl; görev süresinin başlangıcı şirket için gen. kurul; 3.şahıslar için tescil ve ilan tarihi olacağı hk. 1993/12, A.Ş.lerde yetki süresi yoksa, 3 yıl olacağı hk.
1993/51, Şubelerin temsil yetkisi hk. 1995/15, AŞ.lerde tek kişiye imza yetkisi verilmişse, ana sözleşmenin sirkülere ekleneceği, böyle bir madde yoksa iki kişinin yetkili olacağı hk.
1995/51, İmza sirküleri ve yetki belgesi hk. 1995/76, Şubelerin yetkilerinin, şube işlemleri ile sınırlı olacağı k. 1995/77, KİT.lerdeki yetkililerin yetkilerinin tescil ve ilanı hk.
1997/77, Ltd. Şirket I erde imza sirküleri ve ekleri hk.
1998/35, Banka yetkililerinin imza sirk. ve yetki belgeleri hk. 1999/25, AŞ.lerde yetki süresi hk. 1999/38, Şubelerin temsil yetkileri hk. 2003/19, imza sirküleri hakkında genel bilgiler
TNB DERGİLERİ:
1989/64, Noterliklerde imza beyannamesi
ve sirküler tanzimi
1990/65, İmza Sirküleri
1992/76, imza onayı, imza beyannamesi,
imza sirküleri
1997/96, imza sirküleri
Kaynak: Türkiye Noterler Birliği Hukuk Dergisi• Mayıs 2007 • Sayı 134