Ankara, 15 Nisan 1975
Konu : Adana Noter Odasındaki bölge toplantısında görüşülen «ÖRNEK VERME» konusu Hk.
GENELGE 19
Adana Noter Odasında 4.11.1974 günü bölge noterlerinin yaptığı toplantıda Noterlik Kanununun 94 - 99. maddeleri arasında düzenlenmiş bulunan örnek verme işlemleri görüşülmüş olup, bu konu ile ilgili Yönetim Kurulumuzun benimsemiş olduğu görüş tavsiye olarak aşağıda sunulmuştur.
ÖRNEK VERME
I) Örnek nedir...
Noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin, tamamının veya istenilen kısmının, istenildiği kadar, yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi ihtiva eden ve örneği çıkaran noterliğin mührünü ve görevlinin imzasını taşıyan belgeye örnek denir.
II) Kimlere örnek verilebilir...
94. maddenin 1. fıkrasında örneğin kimlere verileceği öngörülmüştür. Buna göre örnek; İlgilisine, Kanunî mümessil veya vekile, Mirasçılara verilebilecektir.
94. maddenin (2) fıkrasında ise, vasiyetname açılmadıkça örneğin ancak, Medenî Kanununun hükümlerine göre vasiyeti yapandan veya bu konuda özel yetkiyi kapsayan noterlikten onaylı vekâletnameyi taşıyan vekile verilebileceği hükme bağlanmıştır.
Şu hale göre noterliğinde örneği çıkartılması için kendisine müracaat edilen noterin, öncelikle örnek talep edenin 94. maddenin l ve 2. fıkralarında belirlendiği üzere ilgili veya temsil yetkisini haiz olup olmadığını tespit etmesi gereklidir.
III) Örnek verme şekilleri :
a) İbrazdan örnek verme :
ilgili tarafından ibraz edilip, örneğinin çıkartılması ve tasdik edilmesi istenilen bir belgenin usulü veçhile ve 97. maddede yazılı şekilde örneğinin çıkartılmasına ibrazdan örnek çıkarma denir.
İbrazdan örnek çıkartmada çıkartılan örneklerin altına konacak şerh de;
Asıl belgenin tarih ve varsa numarasının,
Bu belgenin nereden verilmiş olduğunun,
İbraz edilen aslının aynı olduğunun belirtilmesi gereklidir.
Bu hususlar şerh olarak örneklerin altına verildikten sonra noter tarafından imzalanıp mühürlenmesi ve ayrıca ibraz edilen belgenin asılmadan, çıkartılan örneğin adedi, tarih ve yevmiye numarası yazıldıktan sonra imzalanıp mühürlenmesi zorunludur.
İbrazdan örnek vermede örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Dairede saklanacak olan nüshada ilgilinin imzasının bulunması 97. maddenin 1. fıkrası hükmü gereğince zorunludur.
b) Daireden örnek verme :
Noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine talep-den bir fazla nüsha olarak örneğinin çıkartılıp aslına uygunluğu tasdik edildikten sonra ilgilisine verilmesine, daireden örnek verme denir.
Daireden örnek vermede takip edilecek yol şudur;
Dairede aslı veya sureti bulunan bir işlemin örneği talep edildiğinde yapılacak işlem; Talep den bir fazla nüsha olarak örnek çıkarılması,
Bu örneğin altına; işbu örneğin dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya suretinin aynı olduğu şerhinin verilmesinden sonra bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilmesidir.
ibrazdan örnek çıkartmada olduğu gibi istenenden bir fazla olarak çıkarılan örnek saklanması ve 97. maddenin birinci fıkrası gereğince ilgiliye imzalatılması gereklidir.
97. maddenin 2. fıkrasının son cümlesinde belirlenen aslın iadesi, ibaresinin daireden örnek verme işleminde geçerlik kabiliyeti yoktur. Zira daireden örneği verilen işlemler onaylama veya düzenleme şeklinde yapılan işlere ait olduğu cihetle onaylamada işlemin aslının başlangıçta ilgiliye verilmesi asıl olduğu için zaten dairede işlemin aslı mevcut bulunmamaktadır. Düzenlemede ise yine kanun gereği işlemin aslının dairede saklanması zorunludur. Bu se-beple aslın iade edilmesi olanağı burada da yoktur.
c) Yabancı dilde yazılı kâğıttan örnek verme :
Örneği talep edilen kâğıt yabancı bir dilde yazılmışsa bu takdirde önce o kâğıdın 103. madde gereğince tercüme ettirilmesi bilâhare talep den bir fazla olarak örnek verme bölümünde belirtilen hükümler gereğince örnek çıkartılacak ve dairede saklanacak olan nüshada yine ilgilisine imza ettirilecektir. Ayrıca ilgiliye verilen nüshaya yabancı dildeki nüshalardan tasdiksiz birer tanesi iliştirilecektir.
d) Yazıdan başka şekilde örnek çıkarma :
ilgili istediği veya noter lüzum gördüğü takdirde örnek, fotokopi, teksir makinesi, fotoğraf veya benzeri usullerle de çıkartıla-bilir.
Bu takdirde örnek ile ilgili hükümler dairesinde hareket edilmesi gereklidir.
e) Başka bir noterlikten örnek getirme (Aracılık)
94. maddenin 2. fıkrasında ilgili tarafından talep edildiği ve masrafı da avans olarak verildiği takdirde diğer bir yerdeki noterlikten bulunulan yer noterliği vasıtasıyla örnek getirilebileceği hükme bağlanmıştır. Bu halde de yine örneğin talep den bir fazla nüsha olarak çıkartılması ve çıkarılan örneklere kanunen öngörülen şerhlerin verilmesi ve dairede kalacak olan nüshasında ilgili tarafından imzalanması zorunludur.
Aracı noter marifetiyle çıkartılan örneğin dairede saklanacak nüshasının ilgiliye imzalatılmasının yine aynı noter kanalıyla yaptırılması noterlik işlemlerinin sıhhati bakımından sağlam bir yoldur.
Bu arada aracı noterin de ilgilinin talebi üzerine başka bir yer deki noterlikten istenilen örneği getirtmiş olduğunu, bu iş için gerekli avansın alınmış olmakla beraber artan kısım varsa ilgiliye iade edildiğini gösteren bir vesika tanzim ederek ait olduğu cilt-bentte saklaması anım anlayışı bakımından daha doğru olacaktır.
f) Hakim izni ile örnek verme :
Kanunun 95. maddesinde 94. maddede belirtilenler dışında kalan kişiler örnek talep ettiğinde bu örneğin verilebilmesi ancak, noterliğin bağlı bulunduğu Asliye Hukuk veya münferit sulh hukuk hâkimliğinin iznine bağlı kılınmıştır.
Şayet örneği talep edilen evrak konsolosluk' düzenlenmiş bir evraksa bu takdirde örnek talep eden şahsın Türkiye'deki son ikâmetgâh, tespit edilememişse Ankara Asliye Hukuk Mahkemesince gerekli olan izin verilecektir.
Ancak bu izinden sonra noter istenilen örneği, örnek verme ile ilgili hükümler uyarınca yine talepden bir fazla nüsha olarak çıkartacak ve ilgiliye verebilecektir.
g) Belirli bir kısmın örneğinin verilmesi :
Örnek talebi mutlaka işlemin veya ibraz edilen belgenin tamamını kapsamayabilir, sadece belirli bir kısmının örneğinin çıkartılması istenebilir.
96. maddede «ilgili getirdiği her çeşit kâğıdının tamamının veya bir kısmının örneğinin çıkartılmasını istediği takdirde, noter aslındaki sekli korumak şartı ile tamamını veya istenilen kısmı aynen yazar ve iş sahibine istediği kadar örnek verir» denilmektedir.
Bu hale nazaran belirli bir kısmın örneği taleb edildiğinde noter maddede belirtildiği şekilde hareket ederek örnek verme hükümleri çerçevesi içerisinde istenilen örneği ilgilisine çıkartıp verecektir.
1512 sayılı Kanunun örnek verme ile ilgili hükümlerinin tek tek incelenmesi sonucunda bu bölümde noterlerce dikkat edilecek hususların aşağıda belirtilenlerden ibaret olduğu sonucuna varılmıştır.
Örnek ancak, 94. maddenin l ve 2. fıkrasında belirtilen hallerle, 95. madde gereğince hakim izni olan kişilere verilmelidir.
örnek mutlaka talep den bir fazla nüsha olarak çıkarılmalıdır.
Çıkarılan örneğe kanunda öngörülen gerekli şerhler verildikten sonra dairede saklanacak olan nüsha ilgiliye imza ettirilmelidir.
Bilgi edinmenizi rica ederim.
Saygılarımla,
Başkan Yardımcısı
Fahrettin TANJU
(Eskişehir 3. Noteri)